Autor: Vicky Murcia
Nuestros alumnos de la última edición del curso de BrandCoaching se han unido para crear su primer evento. Va a consistir en 3 jornadas de breves seminarios en las que van a compartir con todos los que queramos asistir lo mejor de ellos y de su conocimiento.
Prometen ser de lo más interesantes, así que no dejéis de venir!!! En los próximos días os daremos más información sobre el lugar, fechas exactas y agenda de ponencias.
Mientras tanto, como sé que andan a tope con la organización, quiero escribir este post especialmente dedicado a ellos. En él comparto algunas claves sencillas que ayudarán a que el evento sea todo un éxito.
Punto de partida: Levántate cada día pensando que eres especial, decidido y muy valiente…ya que no todo el mundo se atreve a meterse en la organización de un evento, por pequeño que sea.Tienes mucho valor que aportar! y la motivación es fundamental para que no decaiga el ánimo ante el gran número de tareas que debes realizar antes ni siquiera de pensar en diseñar el contenido de tu conferencia.
Clave 1. ENVÍA UN EMAIL PRESENTANDO TU EVENTO.
Cuéntale a todo el mundo lo que estás haciendo. Es muy importante que llegues a cuantas más personas mejor. Para conseguirlo, una gran estrategia cuando no se dispone de base de datos propia es juntarte con otras personas compatibles con tu actividad profesional y elaborar una base de datos conjunta. A aquellos contactos personales que no creas conveniente incluir en esa gran lista, mándales un email personalizado invitándolos a asistir.
Clave 2. CREA UNA WEB PARA LA OCASIÓN.
Ya se sois varias personas con actividades profesionales distintas, lo mejor es crear una web única para el evento y además promocionarlo en cada una de vuestras webs personales. Asegúrate de colocarlo en un sitio destacado y enlazarlo a la web propia del evento. Puedes integrar códigos de seguimiento desde cada uno de esos enlaces si después vas a realizar un análisis de resultados. Así sabrás de dónde llegaron más personas interesadas.
Clave 3. USA LAS REDES SOCIALES.
Como en el caso anterior os recomiendo crear una identidad social media propia del evento y además hacer sinergias usando vuestros propios perfiles. ¿Qué redes son las mejores y qué hacer en ellas si partes de cero?
Facebook: Crea una página en la que todos los podáis invitar a vuestros contactos a ser seguidores. Después crea el evento y asegúrate de que todos los que formáis parte de la organización lo compartís e invitáis a vuestros contactos a asistir. Recordad interactuar con las personas que publiquen algo y de contactar a través de privados con aquellos que indiquen que van a asistir para confirmar que realmente van a ir. Muchas personas indican que asistirán porque es la única forma en que te deja invitar a tus amigos al evento, pero a lo mejor no están interesados realmente en ir. Te puedes llevar un chasco si te fías del número de asistentes a tu evento de Facebook porque no suele corresponder con la realidad.
Si utilizas eventbrite.es como gestor de tus entradas, puedes añadir un módulo de venta de entradas directamente en Facebook, aprovéchalo.
Si dispones de un pequeño presupuesto para la promoción úsalo en promocionar tu evento en esta red, ya verás el impacto que tiene!! Facebook ofrece unos sistemas de publicidad de tus contenidos con una gran relación calidad/efectividad/precio. Mi recomendación es que lo promociones 3 días a la semana durante las 3 semanas previas al evento.
Si el evento os funciona como es de esperar, quizás queráis organizar más eventos de este tipo y mantener todo lo que habéis creado. Si es así, cread un grupo en Facebook y mantened activa la relación con las personas que han asistido y que están interesadas en seguiros.
Youtube: Ya sabes que el video es el rey de los formatos para difundir tu contenido. Haced un esfuerzo por grabaros una breve video invitación cada uno de los ponentes, explicando de qué vais a hablar en vuestra charla e invitando a asistir. No olvidéis indicar los datos del evento: fecha, hora, lugar y página web. Es muy eficaz!!
Después los subís a youtube, los insertáis en la web, los enviáis en vuestros mails y los compartís en las redes. Si os llega el presupuesto, promocionad vuestro video post en Facebook. Va a ser de gran ayuda para posicionaros como profesionales de referencia a la vez que difundís vuestro evento.
Os recomiendo que grabéis vuestras charlas para usarlas como material para vuestras propias webs o blogs así como para fomentar el engagement con los participantes al evento y enriquecer vuestro canal de youtube.
Clave 4. AÑADE EL EVENTO EN DIRECTORIOS LOCALES DE EVENTOS.
En casi todas las ciudades existen guías donde puedes añadir tus eventos como por ejemplo http://www.hoyenmadrid.info/es/home http://kedin.es/madrid http://madridfree.com/category/cursostalleres/ (si es gratis) http://www.madridgratis.net/eventos.php?gratis=23&madrid=Cursos%20Gratis Sed creativos y buscad por internet, hay muchos directorios a los que podéis acceder de forma gratuita Craig’s List puede ser también interesante en función del tipo de evento a realizar. Si no os suena este directorio aquí os dejo más información y los links http://www.noticiasdot.com/publicaciones/2004/0104/2401/noticias240104/noticias240103-8.htm http://madrid.craigslist.es/
Clave 5. DISEÑA ALGÚN FLIYER SENCILLO.
Y déjalo en todos los sitios que creas que te pueden dar visibilidad. Llévalo siempre encima por si te surge la oportunidad de dárselo a alguien. Acude a eventos de Networking el mes antes del evento y trata de repartirlo entre personas que pudieran estar interesadas en asistir
Clave 6. SIMPLIFICA LA VENTA DE ENTRADAS O REGISTRO DE ASISTENTES.
Hay sistemas muy sencillos para gestionar esto y que no suponga una complicación. Mira en ticketea o eventbrite. Además tienen módulos para ayudar a la integración de tu evento en las redes o web y formas de difusión entre sus usuarios.
Clave 7. BUSCA RECOMENDACIONES.
Invita a prescriptores de opinión a tus eventos o a probar lo que haces para que luego puedan recomendarte.
Clave 8. MANDA UN EMAIL PERSONALIZADO A TUS MEJORES CONTACTOS.
Escribe un mail como si fuera tu carta de venta explicando lo que estás organizando y envíalo de forma personalizada. Sé claro y conciso en la forma en la que crees que te pueden ayudar para que sepan exactamente qué hacer.
Clave 9. BUSCA ALIADOS ESTRATÉGICOS QUE TE AYUDEN A DIFUNDIR.
Haz todo el networking que puedas y conéctate al mayor número de personas posible que tengan intereses similares a los tuyos e intercambia ayuda para difundir vuestras actividades.
Clave 10. BUSCA UN PARTNER QUE TE AYUDE CON EL EMAIL MARKETING.
Lo ideal es que busques un partner que ya sea conocido en tu sector y te ayude a tener visibilidad…y sobre todo que tenga un gran número de seguidores a los que cuente lo que haces.
